Meine 5 Tipps für ein gelungenes virtuelles Barcamp

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Meine 5 Tipps für ein gelungenes virtuelles Barcamp

Rebekka Manos • Mai 19, 2020

Meine 5 Tipps für ein gelungenes virtuelles Barcamp

Als wir mit der Organisation des #LeadershipCircles Barcamps für Führende in der Agilität begannen, habe ich mich verstärkt im Internet umgeschaut, um von anderen zu lernen, wie man ein virtuelles / online Barcamp effizient und stabil organisiert. Das Thema ist zwar noch recht neu, man findet aber schon einige Basis-Tipps zur Organisation eines virtuellen Barcamps. Darüber hinaus gab es ein paar Themen, die ich in der Praxis als sehr wichtig und wenig repräsentiert empfunden habe, daher habe ich sie hier für euch aufgeschrieben.

1. Tools auf Passung prüfen

Bei der Auswahl der geeigneten Tools waren folgende Leitplanken sehr hilfreich:

Kommunikationsfokus: Video, Ton, Chat? Eher Einbahnstraße oder Dialog?
Zusammenarbeit: Inhalte erstellen? Dokumentationen? Kollaboration?
Teilnehmer-Fähigkeiten: Welche Tools kennen sie schon? Wie schnell oder intuitiv kann man ein Tool erlernt werden? Gibt es gute Tutorials oder müssen wir selbst schulen?
Unsere technischen Fähigkeiten: Welche Tools können wir schnell erlernen? Welche Tools haben komplizierte Einstellungen? Wofür brauchen wir mehr Know-how als der reguläre Endanwender?
Datensicherheit: Gibt es bei potentiellen Teilnehmern Anwendungsbeschränkungen? Open-Source-Philosophie oder Corporate-Support?
Preisstruktur: wie viele Teilnehmer? Abo? Preispolitk?

Konkret haben wir uns letztlich für Zoom entschieden, da es uns wichtig war, alle Teilnehmer per Video sehen zu können und Zoom bereits recht bekannt ist. Gleichzeitig sei gesagt, dass Gastgeber in Zoom im Vorfeld einige Einstellungen vornehmen müssen die nicht selbsterklärend sind, und dass es an guten Tutorials mangelt.

Zur Zusammenarbeit haben wir ConceptBoard genutzt, da sie mit einem tollen Kundenservice und einer schlanken Preisstruktur punkten.

2. Rückfall-Lösung gibt Sicherheit

Server down, unangekündigte Wartungsarbeiten, Cyber-Attacken. Man muss sich bewusst machen, dass virtuelle Tools jederzeit ausfallen können. Hierfür ist es sinnvoll, einen zweiten direkten Kommunikationsweg anzulegen, über den man die Teilnehmer erreichen kann.

Wir haben dies über die Messenger-App Telegram gemacht, über die wir im Ernstfall neue Links oder Ankündigungen hätten verschicken können.

Zusätzlich hatten wir alle Boards kopiert, und hätten mit BigBlueButton und Mural auch noch weitere Ersatz-Tools in der Hinterhand gehabt. Glücklicherweise haben wir sie nicht gebraucht, aber es hat das Sicherheitsgefühl enorm gesteigert.

3. Technik-Unterstützung im Hintergrund

Klare Rollen sind immer von Vorteil. In einem online Setting vergisst man dabei manchmal die "wenig sichtbaren" Rollen.

Es hat sich für uns bewährt, jemanden im Hintergrund zu haben, der Teilnehmer bei Technik-Fragen unterstützt, Links zur Verfügung stellt, den Chat beobachtet und insgesamt Ansprechpartner für alle Ad-hoc-Fragen ist. So wurde die Gesamtheit der Veranstaltung nicht durch Technik-Fragen überlagert.

Die Königsdisziplin ist es, für die typischen Fragen schon vorgeschrieben Antworten zu haben, so wie es unser Kommunikations-Guru gemacht hat.

4. Ruhe bewahren durch emotionale Vorbereitung und klare Rollen

Virtuelle Veranstaltungen sind für viele Teilnehmer erstmal eine Herausforderung. Oft sind die Tools ungewohnt, das IT-Equipment nicht unbedingt auf dem neuesten Stand und die Unsicherheit groß.

Ich habe es inzwischen des öfteren erlebt, dass manche Menschen auf das Gefühl, (vermeintlich) etwas nicht zu können,

mit Aggression reagieren und die Moderatoren angreifen. Auch vor 30-150 anderen Teilnehmern, und manchmal auch sehr persönlich!

Mein Tipp ist, dies als eine menschliche Reaktion auf ein Gefühl von (vermeintlicher) Unzulänglichkeit zu antizipieren, sich nicht aus der Ruhe bringen zu lassen, freundlich zu bleiben (30-150 andere Teilnehmer beobachten dich!) und einen Plan in der Hinterhand zu haben!

Für uns hat es sich bewährt, dass eine Person extra dafür Kapazität bereit hielt, mit den betreffenden Personen in einen separaten virtuellen Raum zu gehen und ihnen gezielt bei ihren Problemen zu helfen.

Danach nehmen die meisten mit einem Engagement an der Veranstaltung teil, dass es eine Freude ist und holen schnell zu den anderen auf! Und währenddessen können die anderen Teilnehmer in einer entspannten Atmosphäre weiterarbeiten.

5. Regeln sind da, um gebrochen zu werden

Es gibt für fast alles eine klassische Definition und Regeln, so auch für Barcamps.

Wir haben schnell gemerkt, dass in einer jungen Community mit wenig Barcamp-Erfahrung das Konzept alleine schwer Durchsetzung findet.

Daher haben wir angebaut zu einem "Barcamp+" und einige Sessions und Session-Gebende im Vorfeld festgelegt und beworben. Und das klassische Voting weg gelassen, um Zeit zu sparen. Denkbar wäre für uns auch gewesen, Key-Note-Speaker dazu zu nehmen.

Macht das, was zu euch passt und sinnvoll ist. Lasst die alten Paradigmen hinter euch!

Dafür gab es für uns nicht immer nur Applaus aus der Barcamp-Szene, aber hey -

Rules are meant for breaking, baby! :-)

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